PTA Financial Officers
PTA Financial Officers (See Financial Officers, at capta.org.)

The incoming treasurer obtains the following from the outgoing treasurer:
  • supplies
  • ledger
  • checkbook
  • tax records
  • other treasurer materials

    The new treasurer must contact the bank to file new signature cards for checking and savings accounts. The outgoing treasurer cannot pay bills after the books are closed for audit or after the term has ended.

    Treasurer Duties
  • Keep permanent records that track gross income, receipts and disbursements.
  • Keep permanent records of the number of members, dues collected and the total per capita dues.
  • Chair the budget committee and prepare the budget for adoption by the association.
  • Receive all monies. Give a receipt. Deposit immediately.
  • Receive and retain a copy of the deposit slip for any deposit made.
  • Pay all bills as authorized by the executive board or the association.
  • Secure two authorized signatures on all checks.
  • Keep an accurate record of receipts and disbursements in a ledger.
  • Report expenditures to the membership.
  • Remit portions of per capita dues monthly.
  • Prepare and present a Treasurer's Report at every association and executive board meeting.
  • Complete and forward all report forms required by the California State PTA for insurance and for filing all tax returns.
  • Make an Annual Financial Report to the association that includes gross receipts and disbursements for the year.
  • All treasurers are encouraged to attend the California State PTA convention finance conferences.
  • Attend council and district PTA workshops and trainings, when scheduled.

    Sample Calendar of Financial Activities

    Contents of the Treasurer's File

    Storage of Financial Records

    Financial Reports
    • Toolkit: Finanzas (click)

    Funcionarios financieros
    Los funcionarios financieros son elegidos para administrar las operaciones fiscales del distrito, del consejo y de la unidad de la PTA. Estos funcionarios incluyen al tesorero (requerido) y al secretario financiero (opcional). Todos los distritos, los consejos y las unidades de la PTA deben tener un auditor (La auditoría de la PTA, Formularios). De acuerdo con sus estatutos, el auditor podrá ser el egi do, designado o contratado.

    Al asumir el cargo, el tesorero entrante recibe del tesorero saliente lo siguiente:
  • suministros
  • libro mayor
  • talonario de cheques
  • registros de impuestos
  • todos los demás materiales del tesorero
  • cada funcionario financiero debe recibir el manual de procedimientos de su antecesor

    Obligaciones del tesorero

    Mantener registros permanentes del historial del ingreso bruto, los ingresos y los gastos de la asociación, incluyendo la cantidad de afiliados, las cuotas recaudadas y el total de las cuotas per cápita enviadas a través de los canales a la PTA de California. Estos registros deben estar disponibles para ser inspeccionados por parte de un representante autorizado de la PTA de California o la PTA Nacional.

    Presidir la comisión presupuestaria y preparar el presupuesto para ser aprobado por la asociación.

    Recibir todos los fondos del secretario financiero o de otros voluntarios que hacen el recuento de fondos recibidos. Extender un recibo. Depositar de inmediato a nombre de la asociación en un banco aprobado por la junta ejecutiva.

    Recibir y conservar una copia de la boleta de depósito para cada uno de los depósitos efectu ados. Pagar todas las cuentas autorizadas por la junta ejecutiva o la asociación, habiendo recibido la autorización de pago firmada por el presidente y el secretario de actas.

    Verificar que todos los cheques lleven dos firmas autorizadas. Dos funcionarios cualesquiera (con excepción del secretario y funcionarios relacionados por parentesco o matrimonio, o que viven en el mismo hogar) podrán ser autorizados para firmar cheques. Consultar los estatutos para determinar quién está autorizado en el distrito, consejo o unidad de la PTA.

    Mantener un registro exacto de los ingresos y los gastos en un libro mayor, el cual es un registro permanente de la PTA.

    Informar a los miembros sobre los gastos, en cuanto a su relación con el presupuesto autorizado por la asociación.

    Remitir cada mes, a través de los canales, las porciones de las cuotas per cápita.

    Preparar y presentar un Informe del Tesorero en todas las reuniones de la junta ejecutiva y de la asociación. El Informe del Tesorero también debe ser presentado en otras ocasiones, cuando lo requiera la asociación.

    Asumir la responsabilidad de llenar y enviar todos los formularios de informes necesarios que requiera la PTA de California para el seguro y para presentar todas las declaraciones tributarias y otros formularios requeridos por las agencias gubernamentales.

    Muestra del calendario de actividades

    Contenido del archivo del tesorero

    Programa de conservación de registrosa

    Informes de los funcionarios financieros