CONSERVACIÓN PERMANENTE
Informes anuales de auditoría
Escritura de constitución
Cheques pagados de transacciones importantes
(por ejemplo, impuestos, contratos).
Los cheques deben ser archivados con los documentos
correspondientes a la transacción.
Informes de la corporación presentados al
Secretario de Estado
Correspondencia legal
Documentos de la exención del grupo
Registros de seguros:
• Informes de accidente
• Reclamaciones
• Formularios de acuse de recibo de los
empleados
• Pólizas
Libros mayores
Actas de la junta ejecutiva, la asociación y las
comisiones (encuadernados)
Estatutos de la PTA
Documentos tributarios:
• Categoría de exención
• Exención del grupo
• Carta de asignación del Número de
Identificación de Empleador (EIN) del IRS
(Número de Identificación de Empleador,
5.6.9.
• Formularios tributarios estatales y federales,
ya presentados.
Correspondencia con agencias estatales o
federales
Registros de marca comercial
10 AÑOS
Estados financieros (de final de año) y presupuestos
Cartas de acuerdo de otorgamiento de
7 AÑOS
Formularios de gastos y de autorización de pago (con los recibos adjuntos)para pagos a
proveedores o reembolso a funcionarios
Registros de recepción de efectivo
Cheques (los no señalados para su retención permanente)
Contratos y alquileres expirados
Informes de incidentes de seguro
Facturas
Órdenes de compra
Registros de ventas
3 AÑOS
Correspondencia general
Expedientes de los empleados (después de su salida)
Solicitudes de empleo
1 AÑO
Conciliaciones bancarias
Correspondencia con clientes o proveedores si
no ha sido contestada
Duplicados de las boletas de depósito
Estatutos vigentes, aprobados por el parlamento
estatal
Normas habituales
Certificados de seguro
Inventarios de los productos y los materiales,
actualizados cada año
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