16th District (Marin County), California State PTA

Partidas presupuestarias recomendadas (Toolkit: Finanzas)

Cuando se desarrolla un presupuesto de la PTA, considere incluir las siguientes partidas:

Convención: la convención anual de la PTA de California se lleva a cabo, por lo general, a fines de abril o a principios de mayo. La unidad debe presupuestar suficiente dinero para cubrir el costo de la inscripción, el hotel, el transporte y la alimentación para la cantidad de delegados permitidos, sobre la base de la cantidad de afiliados de la unidad. (Participación en convenciones y conferencias, 2.8).

Donaciones: de vez en cuando, las PTA solicitan a los padres donar fondos para un programa específico.

Programas para recaudar fondos: el ingreso por recaudación de fondos es el ingreso bruto del programa para recaudar fondos. Anote cada programa para recaudar fondos en forma individual. Los gastos por la gestión de cada programa para recaudar fondos deben ser incluidos bajo el renglón de Gastos, también en forma individual para cada programa para recaudar fondos.

Ingreso bruto: incluye el monto total del ingreso durante el año, con excepción de las donaciones voluntarias y las porciones de las cuotas per cápita pertenecientes al consejo, al distrito, a la PTA de California y a la PTA Nacional.

Seguro: en California se requiere a todas las PTA su participación en el programa de seguro de la PTA de California. Presupueste un monto similar al gasto real de la póliza del año anterior. En noviembre de cada año se informa a las unidades acerca del monto de las primas. Todas las primas del seguro deben enviarse a través de los canales y llegar a la oficina de la PTA de California a más tardar el 31 de enero, de lo contrario se cobrará un cargo de $25 por retraso. No se aceptan matasellos.

Cuotas de afiliacíon: cada asociación determina sus propias cuotas de afiliación, pero una porción de cada cuota de afiliación debe enviarse a través de los canales. Los fondos remitidos deben anotarse como “Fondos no pertenecientes a la unidad”. El presupuesto debe reflejar solamente el monto de cuotas que la unidad retiene como ingreso.

Sobres de afiliación: los sobres de afiliación deben anotarse como un gasto.

Gastos reembolsables: la PTA debe rembolsar a los miembros de la junta ejecutiva los gastos que paguen de su propio bolsillo. Los fondos de la PTA no deben usarse para gastos personales, reconocimientos personales ni artículos de uso personal. Gastos pagados del propio bolsillo que se consideran apropiados incluyen copias, suministros de oficina, etc. Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA deben presupuestar los gastos pagados del propio bolsillo y reembolsarlos contra la presentación de un estado de gastos y/o los recibos. Para todos los gastos reembolsables deben presentarse recibos. Los distritos, consejos y unidades de la PTA no pueden presupuestar el estipendio de un funcionario. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera a los viáticos como un ingreso diverso y debe ser declarado por quien lo recibe con el fin de pagar el impuesto correspondiente.

Capacitación o talleres: presupueste fondos para enviar a los miembros de la junta ejecutiva a los talleres del consejo, del distrito de la PTA y de la PTA de California.

Reservas no asignadas: es necesario el traslado de fondos para empezar el siguiente año lectivo y para ayudar a financiar cualquier gasto inesperado o no planificado.

Recommended Budget Line Items
Recommended Budget Line Items (See Budget, at capta.org.) When developing a PTA budget, consider including the following line items: Carry-over Funds: Carry-over funds are needed for start-up expenses at the beginning of a new PTA fiscal year, prior to the onset of fundraising activities. To calculate the amount of this reserve review the prior years Annual Financial Report to determine which operation or program expenses require funding, and estimate costs for these items in the new fiscal year. Convention: The annual California State PTA convention is usually held at the end of April or the first part of May. The unit should budget enough money to cover the cost of registration, hotel room, transportation and food for the allowed number of delegates based on the units membership (Attending Conventions and Conferences 2.8, 64). Donations: Sometimes PTAs ask parents to donate funds for a specific program. Fundraisers: Fundraising income is the gross income from the fundraiser. List each fundraiser individually. The expenses for conducting each fundraiser should be listed under Expenses individually by fundraiser. Gross Income: This includes the total amount of income for the year, excluding council, district, State, and National PTA portions of the per capita dues and freewill offering. Insurance: Participation in the California State PTA insurance program is required of all PTAs in California. Budget an amount that is similar to the actual expense from the previous years premium. Units are notified of the prem ium amounts each year in November. The premium must be forwarded through PTA channels to be received in the California State PTA office by January 31, or a late fee of $25 will be assessed by the California State PTA. Postmarks will not be accepted. Membership Dues: Each association determines its own membership dues, but a portion of each membership must be forwarded through channels. The forwarded funds should be listed as Funds Not Belonging to the Unit. The budget should only reflect the amount of dues the unit retains as income. Membership Envelopes: Membership envelopes should be listed as an expense. Reimbursable Expenses: PTA should reimburse executive board members for any approved out-of-pocket expenses. PTA funds may not be used for personal expenses, personal acknowledgments, or personal use items. Appropriate out-of pocket expenses include copies, office supplies, etc. Unit, council and district PTAs should budget for out-of-pocket expenses and reimburse member upon submission of an expense statement and/or receipts. Receipts must be submitted for all reimbursable expenses. Unit, council and district PTAs may not budget for an officers allowance. The IRS considers an allowance as miscellaneous income that must be declared by the recipient as such and will be taxed accordingly. Training/Workshops: Budget funds to send executive board members to council, PTA district, and California State PTA workshops. Unallocated Reserve: Unallocated reserve funds represent the amount remaining after making allocations for budgeted programs and activities and ma be used to cover any unexpected or unplanned expenses in the current fiscal year.		Partidas presupuestarias recomendadas (Toolkit: Finanzas) Cuando se desarrolla un presupuesto de la PTA, considere incluir las siguientes partidas: Convención: la convención anual de la PTA de California se lleva a cabo, por lo general, a fines de abril o a principios de mayo. La unidad debe presupuestar suficiente dinero para cubrir el costo de la inscripción, el hotel, el transporte y la alimentación para la cantidad de delegados permitidos, sobre la base de la cantidad de afiliados de la unidad. (Participación en convenciones y conferencias, 2.8). Donaciones: de vez en cuando, las PTA solicitan a los padres donar fondos para un programa específico. Programas para recaudar fondos: el ingreso por recaudación de fondos es el ingreso bruto del programa para recaudar fondos. Anote cada programa para recaudar fondos en forma individual. Los gastos por la gestión de cada programa para recaudar fondos deben ser incluidos bajo el renglón de Gastos, también en forma individual para cada programa para recaudar fondos. Ingreso bruto: incluye el monto total del ingreso durante el año, con excepción de las donaciones voluntarias y las porciones de las cuotas per cápita pertenecientes al consejo, al distrito, a la PTA de California y a la PTA Nacional. Seguro: en California se requiere a todas las PTA su participación en el programa de seguro de la PTA de California. Presupueste un monto similar al gasto real de la póliza del año anterior. En noviembre de cada año se informa a las unidades acerca del monto de las primas. Todas las primas del seguro deben enviarse a través de los canales y llegar a la oficina de la PTA de California a más tardar el 31 de enero, de lo contrario se cobrará un cargo de $25 por retraso. No se aceptan matasellos. Cuotas de afiliacíon: cada asociación determina sus propias cuotas de afiliación, pero una porción de cada cuota de afiliación debe enviarse a través de los canales. Los fondos remitidos deben anotarse como “Fondos no pertenecientes a la unidad”. El presupuesto debe reflejar solamente el monto de cuotas que la unidad retiene como ingreso. Sobres de afiliación: los sobres de afiliación deben anotarse como un gasto. Gastos reembolsables: la PTA debe rembolsar a los miembros de la junta ejecutiva los gastos que paguen de su propio bolsillo. Los fondos de la PTA no deben usarse para gastos personales, reconocimientos personales ni artículos de uso personal. Gastos pagados del propio bolsillo que se consideran apropiados incluyen copias, suministros de oficina, etc. Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA deben presupuestar los gastos pagados del propio bolsillo y reembolsarlos contra la presentación de un estado de gastos y/o los recibos. Para todos los gastos reembolsables deben presentarse recibos. Los distritos, consejos y unidades de la PTA no pueden presupuestar el estipendio de un funcionario. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera a los viáticos como un ingreso diverso y debe ser declarado por quien lo recibe con el fin de pagar el impuesto correspondiente. Capacitación o talleres: presupueste fondos para enviar a los miembros de la junta ejecutiva a los talleres del consejo, del distrito de la PTA y de la PTA de California. Reservas no asignadas: es necesario el traslado de fondos para empezar el siguiente año lectivo y para ayudar a financiar cualquier gasto inesperado o no planificado.