Budget Development
PTA Budget Overview (See Budget, at capta.org.)

Budget Sample, Forms 385.

  • The budget is a financial representation of the activities and operations a PTA expects to conduct during a specified time period.
  • The budget estimates income and expenses for the fiscal year and must be presented to the association for approval and recorded in the association minutes.
  • The budget should coincide with the association's fiscal year.

    Developing the Budget

    The budget committee, which is appointed by the president or president-elect, has the responsibility for developing the annual budget.

    The treasurer is designated as the committee chairman.

    The budget committee may include financial officers, the principal or other designated representative, the president (ex officio), and others.

    The committee should:

  • Invite board members to submit suggestions.
  • Survey the associations needs and probable costs.
  • Review the program(s) proposed by the program committee, including detailed expense projections.
  • Meet soon after election to prepare the budget .
  • Review past budgets, income, and expenditures.
  • Estimate probable income from all sources.
  • Balance probable income with probable expenses.
  • Unallocated Reserve funds represent the amount remaining after making allocations for budgeted programs and activities and may be used to cover any unexpected or unplanned expenses in the current fiscal year.
  • Carry-over funds represent the amount which is set aside to begin operations at the beginning of the next PTA fiscal year, prior to the onset of fundraising activities.
    • El Presupuesto (Toolkit: Finanzas)

    Budget Sample, Forms 385 (English).

  • El presupuesto es una representación financiera de las actividades y operaciones que una PTA espera llevar a cabo durante un período de tiempo específico.
  • En el presupuesto se estiman los ingresos y los gastos para el año fiscal y debe ser presentado a la asociación para ser aprobado y registrado en las actas de la asociación.
  • El presupuesto debe coincidir con el año fiscal de la asociación.

    Desaarrollo del presupuesto

    La comisión presupuestaria, que es designada por el presidente o por el presidente electo, tiene la responsabilidad de desar ro llar el presupuesto anual. Se designa al te s orero como presidente de la comisión. La comisión presupuesta ria puede in cluir a funcion a rios financieros, al director u o tro administrador de la escuel a, el presidente (de oficio) y otros.

    La comisión debe:

  • Invitar a los miembros de la junta a presentar sugerencias
  • Efectuar una encuesta de las necesidades de la asociación y los costos probables.
  • Examinar el programa o los programas propuestos por la comisión de programas, i n cluyendo proyecc i ones de ga s tos det a lladas.
  • Reunirse rápidamente después de la elección para preparar el presupuesto.
  • Examinar presupuestos anteri ore s , i n gresos y ga s to s .
  • E s timar los po s i bles ingresos de todas las fuen tes.
  • Saldar el ingreso probable con los gastos probables
  • Asignar un fondo de reserva para cubrir partidas no presupuestadas, emergencias y pérdidas