Budget Approval
Approving the Budget (See Budget, at capta.org.)

Budget Sample, Forms 385.

The PTA shall not assume any financial obligation in any one term of office that will be carried over into the succeeding term. The proposed budget must be presented to and voted upon by the executive board and recommended for adoption to the association. After the budget is adopted by the association, it should be followed closely in all financial transactions.

For additional information on approval of budget see National PTA Annual Resources for PTAs.

The budget authorizes the board of directors to spend PTA funds. Because the fiscal year ends on June 30th, if no budget has been approved, no funds of any type may be expended. As PTAs become more influential and more valuable to the total community, they are becoming true year-round organizations. If budget approval occurs in August or September, there is no authorization for the legal expenditure of funds between June 30th and that time.

The budget is not, and should never be, in concrete. The budget is merely a plan expressed in financial terms. If the PTAs plans change, then the budget can be changed or amended.
El Presupuesto (Toolkit: Finanzas)

Budget Sample, Forms 385 (English).

  • El presupuesto es una representación financiera de las actividades y operaciones que una PTA espera llevar a cabo durante un período de tiempo específico.
  • En el presupuesto se estiman los ingresos y los gastos para el año fiscal y debe ser presentado a la asociación para ser aprobado y registrado en las actas de la asociación.
  • El presupuesto debe coincidir con el año fiscal de la asociación.

    Desaarrollo del presupuesto

    La comisión presupuestaria, que es designada por el presidente o por el presidente electo, tiene la responsabilidad de desar ro llar el presupuesto anual. Se designa al te s orero como presidente de la comisión. La comisión presupuesta ria puede in cluir a funcion a rios financieros, al director u o tro administrador de la escuel a, el presidente (de oficio) y otros.

    La comisión debe:

  • Invitar a los miembros de la junta a presentar sugerencias
  • Efectuar una encuesta de las necesidades de la asociación y los costos probables.
  • Examinar el programa o los programas propuestos por la comisión de programas, i n cluyendo proyecc i ones de ga s tos det a lladas.
  • Reunirse rápidamente después de la elección para preparar el presupuesto.
  • Examinar presupuestos anteri ore s , i n gresos y ga s to s .
  • E s timar los po s i bles ingresos de todas las fuen tes.
  • Saldar el ingreso probable con los gastos probables
  • Asignar un fondo de reserva para cubrir partidas no presupuestadas, emergencias y pérdidas